Een squashcourt reserveren? Sportcentrum Olympia Tel: 011/25 30 31

Huishoudelijk Reglement

Artikel 1 - Algemene bepalingen

  1. Het huishoudelijke reglement is een aanvulling van de statuten van Squashclub Olympia vzw, hierna genoemd ‘de vereniging’.  Ze heeft als doel het regelen van de werking en interne aangelegenheden van de vereniging en is hierbij ondergeschikt aan de statuten. Enkel de meest recente versie van de statuten is van toepassing, zoals neergelegd op de griffie van de rechtbank van koophandel.
  2. Een wijziging van dit reglement kan enkel gebeuren na goedkeuring door de Raad van Bestuur.
  3. In gevallen die niet door het reglement noch door de statuten worden voorzien, of in geval van betwisting, wordt door de raad van bestuur uitspraak gedaan.

Artikel 2 - Leden

  1. Leden zijn natuurlijke personen die conform de statuten zijn toegelaten tot het lidmaatschap.
  2. De club bestaat uit zowel jeugdleden, tot 18 jaar, als volwassen leden. Deze leden kunnen het statuut hebben van ofwel ‘toegetreden’ ofwel ‘effectief’ lid, zoals bepaald in artikels 6 en 7 van de statuten van de vereniging. Verder wordt een onderscheid gemaakt tussen leden die aan de interclub-competitie deelnemen en leden die recreatief spelen of enkel aan tornooien deelnemen.
  3. Het bestuur houdt een register bij waarin de naam, geboortedatum, adres en andere contactgegevens van alle leden in zijn opgenomen.
  4. Het bestuur draagt er zorg voor dat degenen die als lid tot de vereniging wensen te worden toegelaten, worden aangemeld bij de VSF (Vlaamse Squash Federatie).
  5. Van alle leden wordt verwacht dat ze de statuten, reglementen en besluiten van organen van de vereniging naleven en dat ze zich tegenover elkaar en de vereniging gedragen naar wat door redelijkheid en billijkheid wordt gevorderd. Ook mogen de belangen van de vereniging niet worden geschaad.
  6. Van de leden wordt tevens verwacht dat ze de statuten en reglementen van de VSF naleven.

Artikel 3 - Ereleden

  1. Ereleden zijn natuurlijke personen, die zich ten opzichte van de vereniging bijzonder verdien­stelijk hebben gemaakt en op voordracht van het bestuur de titel van erelid verkregen hebben. Zij hebben geen verplichtin­gen meer ten opzichte van de vereniging maar, zij hebben echter wel alle rechten van de leden.
  2. Met erelid wordt gelijkgesteld degene aan wie de titel "ere­voorzitter" is verleend.

 

Artikel 4 - Het lidmaatschap

 

  1. De aanmelding gebeurt door invulling, dagtekening en onder­tekening van een door de secretaris te verstrekken aan­mel­dingsformulier, waarop de volgende gegevens zijn in te vullen: naam, voornaam (voluit), adres, geboor­tedatum, tele­foonnummer. Bij afwezigheid van de secretaris kan dit formulier ook aan een ander bestuurslid of aan een verantwoordelijke van Sportcentrum Olympia nv worden overhandigd. Deze zullen dan zo snel mogelijk de secretaris op de hoogte brengen.
  2. De kosten voor lidmaatschap worden elk jaar door het bestuur vastge­steld. Deze kosten dienen bij de inlevering van het aanmeldingsformulier te worden voldaan.
  3. De kosten voor lidmaatschap voor het seizoen 2021 – 2022 bedragen:

                 - voor jeugdleden:                 220 Euro, indien ze tweemaal per week trainen,

                 - voor volwassen leden:         85 Euro, indien ze geen competitie spelen,

                                                             20 Euro, indien ze competitie spelen.

Artikel 5 - Rechten en plichten van leden

Alle leden hebben de hierna vermelde rechten en plichten:

  1. Bij toetreding als lid hebben zij het recht een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement te ontvan­gen.
  2. Zij hebben het recht om deel te nemen aan trainingen en officiële wedstrijden.
  3. Zij hebben het recht om deel te nemen aan debatten tijdens de algemene ver­ga­dering.
  4. Zij hebben het recht van vrije toegang tot wedstrijden en bijeenkomsten, voor zover door het bestuur niet anders is bepaald.
  5. Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behan­delen of te onder­zoe­ken en over het resultaat van de behandeling en/of het onder­zoek bericht te geven aan het lid dat het voor­stel, de klacht of de wens heeft ingediend.
  6. Zij hebben de plicht het be­stuur in kennis te stellen van de verandering van hun adres.
  7. Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van de contribu­tie.
  8. Zij hebben de plicht tot naleving van de reglementen van de vereniging en daarnaast ook van de richtlijnen opgesteld door de federatie.
  9. Daarenboven hebben de effectieve leden stemrecht op de algemene vergadering.

Artikel 6 - Straffen

  1. In het algemeen zal strafbaar zijn zodanig handelen of nalaten, dat in strijd is met de wet, dan wel de statuten, reglementen en/of besluiten van organen van de vereniging, of waardoor de belangen van de vereniging worden geschaad.
  2. Het bestuur is bevoegd om, met inachtneming van het begin­sel van hoor en weder­hoor, naast een straf welke aan een speler of ander lid wordt gegeven door de tuchtcommissie van de federatie, een bijkomende straf vanuit de vereniging op te leggen.
  3. Bij een beslissing als bedoeld in lid 2 van dit artikel heeft het desbetreffen­de lid een beroepsmoge­lijkheid bij de algemene vergadering van de vereni­ging. Dit beroep dient, 6 maanden na het opleggen van de straf door het bestuur, aanhan­gig te worden gemaakt bij de algemene vergadering middels aangete­kend schrij­ven te richten aan de secretaris van de vereni­ging.

 

Artikel 7 - Bestuur

  1. De raad van bestuur, oftewel kortweg bestuur, bestaat minstens uit een voorzitter, een secretaris, een pen­ning­meester, die allen meerderjarig moeten zijn.
  2. Onder het bestuur valt, onverminderd het bepaalde in de statuten, elders in het huishoudelijk regle­ment of in andere reglementen:
  1. de algemene leiding van zaken,
  2. de uitvoering van de door de algemene vergade­ring genomen beslui­ten,
  3. het toezicht op de naleving van de statuten en regle­men­ten
  4. benoeming, ontslag en schorsing van personen werkzaam ten behoe­ve van de vereniging.
  1. Het bestuur vergadert minstens éénmaal per 2 maanden volgens een vooraf vastge­steld rooster, met uitzondering van de maan­den juli en augustus. Daarenbo­ven verga­dert het be­stuur zo dikwijls als de voorzitter of tenmin­ste 3 (tenzij anders in de statuten is bepaald) leden van het be­stuur zulks wensen.
  2. Een oproep voor een vergadering dient minimaal 48 uur voor aanvang van de vergadering in het bezit van de be­stuursle­den te zijn, terwijl een verga­dering op verzoek van be­stuursleden binnen maximaal één week dient te worden belegd.
  3. Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de be­stuursleden aanwezig is.

Artikel 8 - Het dagelijks bestuur

  1. De voorzitter, de ondervoorzitter, de secretaris en de penningmeester vormen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur neemt alle beslissingen welke niet tot een gewone bestuurs­vergade­ring kunnen worden uitgesteld. Het dagelijks bestuur deelt zijn besluiten, ter bekrachtiging, op de eerstvolgende be­stuurs­vergade­ring mede.
  2. Beslissingen worden door het dagelijks bestuur in unanimiteit genomen, echter slechts in aanwezigheid van minstens 3 leden van het dagelijks bestuur.  Indien dit niet mogelijk is, wordt de beslissing doorgeschoven naar de volgende vergadering van de Raad van Bestuur, waar dan bij meerderheid kan beslist worden.
  3. Taken van de voorzitter:
    1. geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele vereni­gingsleven,
    2. is bij alle officiële vertegenwoordigingen de woord­voer­der, tenzij hij deze taak aan een ander bestuurs­lid heeft overge­dragen.
  4. Taken van de ondervoorzitter:
    1. vervangt de voorzitter wanneer deze niet beschikbaar is,
  5. Taken van de secretaris:
    1. voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur, onderte­kent alle van hem uitgaande stukken, is ver­plicht afschriften ervan te houden en deze evenals de inge­komen stukken te bewaren,
    2. heeft het beheer over het archief en is aan­sprakelijk voor goederen die hem vanuit de vereniging zijn toever­trouwd,
    3. zorgt voor het bijeenroepen van vergaderingen,
    4. zorgt voor bekendmakingen van veranderingen of aanvul­lin­gen in de statuten en reglementen,
    5. houdt een voor leden toegankelijke lijst bij, waarin de na­men en adres­sen van alle leden van verdienste en ereleden zijn opgeno­men.
  6. Taken van de penningmeester:
    1. beheert de gelden van de vereniging,
    2. zorgt voor het innen van de aan de vereniging toeko­mende gel­den en draagt zorg voor alle door het be­stuur en de algeme­ne vergadering goedge­keurde uitgaven,
    3. houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven,
    4. voert de briefwisseling, voor zover deze be­trekking heeft op de uitvoe­ring van de in de voorgaande leden van dit artikel vermelde ta­ken, ondertekent alle van hem uitgaande stuk­ken, is verplicht afschrif­ten te houden en deze, evenals de op de uitvoering van eerder ge­noemde taken betrekking hebben­de ingekomen stukken te bewaren,
    5. brengt in de algemene vergadering verslag uit van de finan­ciële toestand en legt daarbij over de balans en de staat van baten en lasten met toelichting over het afgelo­pen vereni­gingsjaar en een begroting voor het komende verenigings­jaar.

Artikel 9 - Bestuursverkiezing

  1. Ieder bestuurslid treedt uiterlijk 3 jaar na zijn verkie­zing af.  Om de continuïteit te verzekeren zal dat de eerste maal als volgt geschieden:

1e jaar: voorzitter,

2e jaar: secretaris,

3e jaar: ondervoorzitter en penningmeester.

  1. De namen van de aftredende bestuursleden, als mede van de door het bestuur voorgestelde kandidaten, dienen gepubliceerd te worden in de agenda van de jaarlijkse algemene vergadering waarin de bestuursverkiezing aan de orde is.  In deze agenda dient tevens de mogelijkheid tot kandidaatstelling door stemgerechtigde leden van de vereniging vermeld te worden, met vermelding van de daaraan verbonden procedure.
  2. Een kandidaatstelling door stemgerechtigde leden dient schriftelijk bij de secretaris aangemeld te worden, met vermelding van de functie die hij in het bestuur ambieert.

Artikel 10 - Onkostenvergoedin­gen

  1. Het bestuur is bevoegd om door de leden gemaakte kosten die verband houden met de clubwerking, te vergoeden. Dit kan bijvoorbeeld gaan om drukkosten of kosten van vervoer en verblijf. De te maken kosten moet vooraf besproken en door het bestuur goedgekeurd zijn.

Artikel 11 - Kascontrole

  1. Kascommissie: de algemene vergadering zal minstens 2 commissarissen, niet deel uitmakend van het dagelijks bestuur, aanduiden die jaarlijks de kas van de vereniging zullen controleren.
  2. Deze kascommissie houdt toezicht op het beheer van de penningmeester. Zij is gehouden minstens éénmaal per jaar, na afsluiten van de boeken en voor de algemene vergadering, de kas, de saldi, de boeken en bescheiden van de penningmeester te controleren.  Van de uitkomst van dit onderzoek wordt verslag uitgebracht aan de algemene vergadering.
  3. Indien de kascommissie termen aanwezig acht om de penningmeester te ontlasten, zal zij dit voorstellen op de algemene vergadering.
  4. Daarenboven kan ieder effectief lid de kas controleren indien gewenst. Zij kunnen de penningmeester alle nodige vragen stellen betreffende de verschillende posten van de boekhouding. Deze vragen zullen ten laatste worden beantwoord op de algemene vergadering.
  5. De kascommissie is bevoegd om aan het bestuur voorstellen te doen betreffende het financiële beheer.

Artikel 12 - Aansprakelijkheid van de leden

  1. Ieder der leden is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging aangerichte schade, alsook voor schade door hem aangebracht aan eigendommen die door de vereniging worden gebruikt of gehuurd. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroor­zaakt te zijn door hem of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrok­kene(n) wordt aange­toond.

Artikel 13 - Officiële Wedstrijden en tornooien

  1. Clubleden die aan inter-clubcompetitie of tornooien deelnemen, worden geacht zich waardig te gedragen en een positief beeld van de sport en de club uit te dragen.
  2. Bij wedstrijden in teamverband wordt per team door het bestuur een kapitein aangewezen, dit in samenspraak met de teamleden. Deze leidt het wedstrijdgebeuren in goede banen en is verplicht onregelmatigheden aan het bestuur te melden.
  3. Boetes, opgelegd door de VSF of andere instanties aan teams of individuele spelers, bijvoorbeeld tengevolge van forfait voor een inter-club wedstrijd, zijn ten laste van het inter-clubteam of individuele speler. Enkel indien de verantwoordelijkheid van de club kan aangetoond worden, zal deze tussenkomen in de betaling ervan.
  4. Het bestuur kan teams of individuele spelers verplichten om in vooraf bepaalde, specifieke sportkledij aan te treden, bijvoorbeeld omdat een sponsorovereenkomst dit voorziet. Het herhaaldelijk negeren van deze regel kan leiden tot een boete, opgelegd door het bestuur.

Artikel 14 Sponsoring

Het bestuur kan richtlijnen opstellen voor het aangaan van sponsorcontracten.

Artikel 15 Slotbepalingen

  1. Na vaststelling van het reglement wordt zo spoedig moge­lijk de tekst bekend gemaakt aan de leden.
  2. Dit huishoudelijk reglement en alle navolgende wijzigingen van dit regle­ment treden in werking 14 dagen na de bekendmaking van de tekst van het regle­ment aan de leden.